文件控制程序
1. 目的
為使文件與資料處理迅速，并正確流通、應用及管理,以確保各相關部門能及時獲得適當且有效之最新文件。
2. 范圍
本公司內、外聯系或客戶/供應商往來之有關品質及技術文件均適用之。
3. 權責
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文 件 類 別 |
制定 |
審核 |
批準 |
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質量手冊 |
管理者代表 |
管理者代表 |
總經理 |
|
程序文件 |
各 相關人員 |
管理者代表 |
管理者代表 |
|
三階文件 |
各 相關人員 |
管理者代表 |
管理者代表 |
|
四階文件 |
各 相關人員 |
管理者代表 |
管理者代表 |
4. 定義
本公司文件類別區(qū)分四階
4.1 文件階碼如下：
QM: 一階文件
QP: 二階文件
OS: 三階文件
QR: 四階文件
4.2 系統(tǒng)文件:質量手冊,為本公司第一階文件。
4.3 程序文件:管理評審、內部品質審核、品質制度、文件與資料管制等,依質量手冊所訂之各項程序,為本公司第二階文件。
4.4 指導書文件:標準書、細則、規(guī)范、通則等文件,為本公司第三階文件。
4.5 制造文件:原理圖、承認書、模具圖紙、作業(yè)指導書等為公司第三階文件。
4.6 外來文件:從公司以外獲得的標準、規(guī)范或文件及設備相關說明書、操作介紹、客戶原圖等屬第三階文件。
4.7 記錄:校驗記錄、檢驗記錄、測試記錄及執(zhí)行第二、第三階所衍生的記錄資料等為本公司第四階文件。
5. 作業(yè)內容
5.1 各階文件編號如下：
5.1.1 一、二階文件的編號為
5.1.2 三階文件的編號為：
5.1.3 記錄編號格式如下:
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類別 |
代碼 |
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法律法規(guī)標準 |
STD |
|
承認書 |
ACK |
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政府公文等 |
GOV |
5.2 文件制訂、修訂、廢止的制作
ISO文件包括質量手冊,程序文件,三級文件,表格等的制訂、修訂或廢止時,由主辦及相關部門人員或指定人員按各類文件之標準格式擬定后,填寫《文件申請、更改、補發(fā)、報廢單》經管理代表批準后,依次編號, 并附《文件分發(fā)登記表》注明發(fā)行部門及份數,由行政部發(fā)行實施。
5.3 文件發(fā)放、回收
5.3.1 經核準后之文件與資料,按《文件分發(fā)登記表》所需份數影印文件與資料加蓋受控文件章后分發(fā)相關部門,并由簽收部門于《文件分發(fā)登記表》上簽章,修訂或廢止時則需與原《文件分發(fā)登記表》上記回收。
5.3.2 第四階表單格式經核準后,原稿保存并發(fā)行一份給原申請部門,使用時由使用部門自行影印或請購印制;如表單發(fā)行新版時,可不填寫《文件分發(fā)登記表》。
5.3.3 文件應保證清晰完整、易于認別。
5.4 文件管理、登錄、歸檔
5.4.1 正式文件有破損、缺頁、字跡模糊或份數不夠被發(fā)時,需填寫《文件分發(fā)登記表》,送核準部門簽核后,再由行政部發(fā)行、收回。
5.4.2 舊版文件或過期失效需作廢之文件應加蓋[作廢文件]章,若因特殊原因需保留時應給予隔離和標識。
5.4.3 對外提供給客戶、供應商等文件,由獲知部門或公司代表填寫《文件分發(fā)登記表》在備注欄注明客戶或供應商廠名呈報管理者代理核準后從行政部領取相應份數的相應文件加蓋受控文件章。
5.4.4 行政部/權責(登錄/發(fā)行/歸檔)。
行政部需將發(fā)行的文件進行登錄發(fā)行存檔。
5.4.5 借閱時經行政部核準,經批準方可借閱所管制之原件。
5.4.6 受控文件章加蓋于每頁文件右上角空白位置。
5.5 外來文件管理
5.5.1 外來文件不可涂改或損毀,并保持其完整性，并加蓋“外來文件”章。如是感熱紙傳真時,則需拷貝管理。
5.5.2 電子文檔管理：各部門電子文檔自行保存并定期備份，防止文件丟失。
5.6 文件評審
5.6.1《質量手冊》每年至少應評審一次;
5.6.1程序文件和三階文件在標準發(fā)生變更或必要時進行評審，至少三年評審一次，并再次批準。
6. 相關文件
無。
7. 相關表單
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序 號 |
相 關 記 錄 |
保 存 期 限 |
備注 |
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1 |
外來文件一覽表 |
保持最新版 |
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2 |
文件分發(fā)登記表 |
保持最新版 |
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3 |
文件申請、更改、補發(fā)、報廢單 |
一年 |
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8. 附件
8.1 附件一: “文件受控”章
8.2 附件二: “外來文件”章
8.3 附件三: “作廢文件”章
山西9000認證公司主要業(yè)務：ISO9001質量認證、ISO14001環(huán)境認證、HACCP食品認證、TS16949汽車行業(yè)認證、CE產品安全認證
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132-0980-8341 
